Probleem
Teenusettevõtte müügi-, lepingu- ja kliendi sisseelamise protsessid toimusid mitme erineva tööriista vahel. Teave liikus e-kirjade, tabelite, dokumentide ja erinevate süsteemide vahel käsitsi.
Kuigi protsessid toimisid, sõltusid need suurel määral võtmeisikute teadmistest ja igapäevasest käsitööst.
Iga uus klient tähendas korduvaid tegevusi, andmete sisestamist mitmesse süsteemi ning täiendavat administratiivset koormust.
Lähenemine
Lähenesime projektile kui äriprotsesside moderniseerimisele, mitte lihtsalt tööülesannete automatiseerimisele.
Kaardistasime kogu klienditeekonna alates esmasest päringust kuni lepingu, arvelduse ja sisseelamiseni.
Seejärel ühendasime CRM-i, lepingute halduse, arveldussüsteemid ja kliendi sisseelamise protsessid üheks terviklikuks töövooks.
Kõik olulised tegevused muutusid jälgitavaks, mõõdetavaks ja automatiseerituks seal, kus see oli äriliselt mõistlik.
Tulemus
Protsesside läbimise aeg vähenes päevadelt tundidele.
Käsitsi tehtavate tegevuste arv vähenes ligikaudu 80% ning organisatsioon sai ühe keskse vaate kogu klienditeekonnale.
Meeskonnad kulutasid vähem aega administratiivsetele tegevustele ning rohkem aega klientide teenindamisele ja äri kasvatamisele.
Peidetud kulu
Suurim probleem ei olnud üksikute tööriistade puudumine.
Probleem oli selles, et kriitiline äriprotsess oli killustatud mitme süsteemi ja suhtluskanali vahel.
Iga tehing nõudis täiendavat koordineerimist, käsitsi andmesisestust ning pidevat kontrollimist, kas kõik vajalikud sammud on tehtud.
See aeglane ja nähtamatu töö vähendas organisatsiooni efektiivsust rohkem, kui esialgu arvati.
Mida me automatiseerisime
Lõime integreeritud töövoo, mis ühendas:
- Müügiprotsessi ja CRM-i
- Lepingute loomise ja kinnitamise
- Arvelduse ja maksete halduse
- Kliendi sisseelamise protsessid
- Teavitused ja sisemised tööülesanded
Lisaks määratlesime selged kontrollpunktid olukordadeks, kus vajalik on inimese otsustus või täiendav ülevaatus.
Mida äri võitis
- Kiirem kliendi teenindamine ja sisseelamine
- Vähem käsitsi tehtavaid tegevusi
- Väiksem operatiivne koormus
- Täielik nähtavus kogu klienditeekonnale
- Ühtne ja usaldusväärne andmeallikas
- Võimekus kasvatada mahtu ilma proportsionaalse administratiivse koormuse kasvuta